Project and Risk: Tecniche di supporto

Le principali Tecniche di Supporto, ricorrenti nella maggior parte degli approcci esistenti, sono le seguenti.

La stima dimensionale di un progetto è una delle prime attività cruciali da cui dipende il successo del progetto e la sorte del project manager. Esistono molteplici tecniche per quantificare i tempi e i costi necessari a realizzare un progetto o, se si vuole, la sua durata. Nei progetti complessi, al fine di rendere il più possibile oggettiva e affidabile la stima, è fortemente raccomandabile produrre almeno due stime indipendenti possibilmente prodotte con tecniche diverse, provvedendo poi a effettuare una riconciliazione che produca una convergenza. La durata del progetto naturalmente dipende dalla struttura della pianificazione adottata, in particolare dal grado di parallelismo tra le attività che compongono il progetto, parallelismo a sua volta dipendente dal numero di risorse impiegate…

I passi comuni alla maggior parte delle tecniche di pianificazione prevedono di:

  • identificare le attività elementari (task) necessarie a produrre i deliverable associati a ciascun elemento della Work Breakdown Structure (WBS) e le loro dipendenze;
  • rappresentare la scomposizione dei task in un diagramma di Gantt, mettendo in evidenza le interrelazioni tra i diversi elementi del progetto (macro-attività o work packages, task e output) in una scala temporale;
  • valorizzare la quantità di lavoro necessaria (il cosiddetto effort) a completare ciascun task, determinando la tipologia di risorse (umane e non) necessarie alla loro realizzazione;
  • calcolare i tempi di realizzazione di ciascun task in base al numero di risorse a loro assegnate;
  • determinare i costi del personale per la realizzazione di ciascun task moltiplicando la quantità di lavoro (effort) stimato per i costi medi della tipologie di risorse individuate; aggiungere i costi degli altri materiali e/o servizi necessari;
  • determinare il percorso critico in base alle dipendenze esistenti dentro la WBS;
  • calcolare il tempo totale (il cosiddetto elapsed) sommando i tempi di tutti i task che si trovano all’interno del percorso critico;
  • determinare il costo totale sommando i costi (personale + materiali + servizi) di tutti i task.

Questo procedimento è reso molto più semplice dagli strumenti di controllo della pianificazione disponibili, che consentono di rappresentare la struttura dei task associati alla WBS, visualizzare il diagramma di Gantt e cercare il miglior assetto del piano che ottimizzi l’utilizzo delle risorse e minimizzi i rischi presenti nella pianificazione, con il vincolo di restare all’interno del tempo di realizzazione richiesto dal committente.

Al pari di ogni altro sforzo umano, anche i progetti vengono realizzati e rilasciati in un contesto sottoposto a determinati vincoli. Tradizionalmente questi vincoli vengono elencati come scopo/qualità, tempo e costo/risorse. Spesso viene usata l’immagine del triangolo del project management (dove ogni lato rappresenta un vincolo), per rappresentare la loro correlazione: ciascun vincolo non può essere cambiato senza impattare sugli altri due ovvero ciascun parametro è funzione degli altri due. Un ulteriore variante di questo sistema dei vincoli separa la ‘qualità’ (o le ‘prestazioni’) dallo ‘scopo’, trasformandolo in un tetraedro con quattro vincoli correlati tra loro…
Il vincolo tempo indica la quantità di tempo disponibile per completare il progetto. Il vincolo costo/risorse rappresenta il budget disponibile per il progetto e al tempo stesso l’insieme delle risorse a disposizione del progetto (è evidente la correlazione diretta tra costo e risorse assegnate). Il vincolo scopo/qualità rappresenta quanto deve essere fatto per conseguire i risultati attesi dal progetto sia in termini di requisiti che di criteri di qualità/performance. Questi tre vincoli sono strettamente correlati: incrementare lo scopo tipicamente significa aumentare i tempi e i costi/risorse del progetto; ridurre i tempi spesso richiede costi più alti (risorse più grandi) e/o uno scopo più ristretto; un budget risicato (meno risorse) può implicare tempi più lunghi e/o una riduzione dello scopo.
È proprio la teoria del project management che fornisce gli strumenti e le tecniche che consentono al team di progetto di organizzare il proprio lavoro all’interno di questo sistema di vincoli ottimizzando il tutto.
Una rappresentazione alternativa dei vincoli consiste nello scegliere come variabili il costo, il tempo e le risorse umane. Se occorre finire un progetto in un tempo minore si possono aumentare le persone assegnate, il che aumenterà anche i costi per il probabile aumento di inefficienza nella allocazione delle risorse.